home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / signup.arc / SIGNUP.DOC < prev    next >
Text File  |  1985-06-22  |  12KB  |  217 lines
  1.  
  2.  
  3. READ THIS DOCUMENTATION BEFORE RUNNING SIGNUP.COM!!!!!!!!!!!!!
  4.  
  5.      ****************************************************
  6.      *                                                  *
  7.      *                      SIGN UP!                    *
  8.      *                                                  *
  9.      ****************************************************
  10.  
  11. SIGN UP! is a menu-driven program designed to register 
  12. participants into workshops. This documentation provides a brief 
  13. overview of the program and some essential information about its 
  14. operation.
  15.  
  16. ESSENTIALS:
  17.  
  18.    o This program runs on the IBM-PC. I have not tested it for an 
  19.      compatibles. It uses one disk drive. 64K is sufficient. It 
  20.      requires only one disk drive.
  21.  
  22.    o The program generates several dozen files when first run. It 
  23.      is highly recommended that you begin its use with a disk 
  24.      containing only the files SIGNUP.COM and COMMAND.COM. 
  25.  
  26.    o One disk will hold one workshop schedule. If you wish to 
  27.      keep multiple schedules, make multiple disks. (Do this by 
  28.      copying SIGNUP.COM to a blank, formatted system disk.) 
  29.  
  30.    o It is highly recommended that you back up the data after 
  31.      each registration session.
  32.  
  33. BRIEF OVERVIEW OF THE PROGRAM:
  34.  
  35.      This  brief  overview is organized along the  chronology  of 
  36. your projected use of the program.
  37.  
  38.                          Getting started
  39.  
  40.      When the program is first started,  it checks to see whether 
  41. there is a schedule already entered on the disk.  If there is not 
  42. a schedule,  you are greeted by an opening message that tells you 
  43. (or reminds you) of a few facts about the program.  If a schedule 
  44. already exists on the disk,  the program proceeds directly to the 
  45. main menu.
  46.      From  the main menu there are options to create or edit  the 
  47. workshop schedule,  to register participants into  workshops,  to 
  48. examine  or print the total registration or rosters,  or to  quit 
  49. the program and return to the operating system.
  50.      Use  the create workshops option (by pressing <C>) to  enter 
  51. details of your workshops.  You will be asked whether you want to 
  52. create a workshop schedule. Answer <Y>.
  53.      This program keeps detailed count of not only which but  how 
  54. many   workshops  each  participant  has  registered   in.   When 
  55. participants register,  they are limited to only a certain amount 
  56. of workshops. You choose that number, up to 10.
  57.      The  program also registers alternates.  There are two  ways 
  58. for a participant to be registered as an alternate.  First, he is 
  59. automatically  registered  as  an  alternate if  he  attempts  to 
  60. register  for  a  workshop that is already at  its  class  limit. 
  61. Secondly,  if  he  has already successfully  registered  for  the 
  62. maximum  allowable  number  of  workshops,  he  may  continue  to 
  63. register  as  an alternate (only) for additional  workshops.  The 
  64. reason for this is so that classes will not go with empty spaces. 
  65. If a class hasn't filled with regular registrants,  there may  be 
  66. some  alternates  who were listed by this second method  who  can 
  67. enjoy  using  these available slots.  Like regular  registration, 
  68. alternate  registration  chances are  limited.  You  choose  that 
  69. number,  up to 10. The program will ask you to input your choices 
  70. for those numbers.
  71.      The computer will be busy for about two minutes creating the 
  72. necessary files.
  73.  
  74.              Creating and editing workshop listings
  75.  
  76.      You'll then enter the create and edit menu.  You're asked to 
  77. choose which workshop you'd like to edit or which workshop number 
  78. you'd  like  to  create.  It is suggested that  you  number  your 
  79. workshops sequentially,  i.e. beginning with 1, etc. Choosing <0> 
  80. will exit you from this function and return you to the main menu.
  81.      The   screen   will  now  display  several   categories   of 
  82. information,  workshop name,  instructor,  etc. that appear to be 
  83. missing  the information about the workshop.  If you were viewing 
  84. the information for a workshop already created,  this information 
  85. would reflect whatever you had entered earlier.
  86.      You are asked whether you wish to change the listing.  Since 
  87. it  doesn't  have  any information,  you  surely  do!  Enter  the 
  88. information  at each prompt.  The "<<" that appears at the right-
  89. hand  side of the screen before each entry not only prompts  you, 
  90. it  shows you where the length limit for that particular kind  of 
  91. entry is. Do not exceed this limit.
  92.      Existing workshop information can also be edited by replying 
  93. <Y> when asked if you wish to change the listing. As a safeguard, 
  94. when you choose the option to change the listing,  you are  asked 
  95. to completely resupply each entry.
  96.      To simply view the data and not change it,  choose <N>.
  97.      Remember  that  choosing workshop <0> will exit you  to  the 
  98. main menu.
  99.  
  100.                     Registering participants
  101.  
  102.      When  you start the registration module by choosing <R> from 
  103. the main menu,  you will be first asked if you wish a printout of 
  104. each  registration.   If  you  answer  <Y>  you  will  be   asked 
  105. additionally  whether  you  wish  each registration to  be  on  a 
  106. separate sheet.  Choosing <F> for one-per-sheet gives you a handy 
  107. way of handing a completed registration to each participant.
  108.      You will then enter the name,  address, phone number and age 
  109. of each registrant.
  110.      Now it's time to begin the acutal registration  process.  We 
  111. must  assume  that  your  advance  materials  have  prepared  the 
  112. registrant  for  an  efficient and  quick  registration  process. 
  113. Ideally,  the  registrant will hand to the registrar a sheet with 
  114. name, address, phone number and age on it, and a PRIORITIZED list 
  115. of   workshop   choices  which  can  be  listed  as   simply   as 
  116. 5,8,1,23,6,9. The number of choices should equal at least the sum 
  117. of  the  maximum number of workshops and alternate  registrations 
  118. allowed.
  119.      When  asked  the first time for the number of  the  workshop 
  120. desired,  enter  the first number.  Enter workshops in  ORDER  OF 
  121. PRIORITY, NOT NUMERICAL ORDER! 
  122.      The  first  thing  the  program will do is  check  that  the 
  123. registrant  meets  the  age criteria set out  when  the  workshop 
  124. schedule was created. The computer will beep and you will be told 
  125. if the registrant is too old or young. The registrar may overrule 
  126. the  age  limitation by pressing <X> instead of <Y> or  <N>  when 
  127. asked  if he would like to try registering for another  workshop. 
  128. This  is the only place that the override key is  documented.  It 
  129. does   not  appear  on  the  screen  since  it   is   anticipated 
  130. registration may be taking place in the presence of registrants.
  131.      If  the  registrant  meets  the  age  limits  (or  they  are 
  132. overridden) the program then attempts to register the participant 
  133. into  the workshop selected.  If the workshop has not yet reached 
  134. the class limit prescribed from the create and edit  module,  the 
  135. registration will take place and the program will inform you that 
  136. the  registration was successful.  If the workshop is already  at 
  137. capacity,  the  you will be informed that the registrant has been 
  138. listed  as an alternate,  unless he is already registered  as  an 
  139. alternate for the maximum number of times.
  140.      Until  the  registrant  is  registered  and  listed  as   an 
  141. alternate  the maximum numbers of times,  you will be asked after 
  142. each  registration  if  you would like to  register  for  another 
  143. workshop.  Answering  <Y> will send you through the  registration 
  144. process again.
  145.      If  the  registrant  has  successfully  registered  for  the 
  146. maximum number of workshops but still has not been registered the 
  147. maximum  number of times as an alternate,  the program will allow 
  148. you to register him as an alternate only.
  149.      Once the registrant has successfully registered and has been 
  150. alternate  listed the maximum numbers of times--or you choose <N> 
  151. when  asked it you'd like to register for  another  workshop--the 
  152. program  will  signal  that  registration is  complete  for  this 
  153. registrant.  If you have selected to print out each  registration 
  154. as   it  occurs,   it  will  print  the  participant's  completed 
  155. registration.  The  program  will then ask you if you'd  like  to 
  156. register another participant. Answering <Y> will send you through 
  157. the  entire registration process again.  Answering <N> will  send 
  158. you to the main menu. 
  159.  
  160.           Printing or viewing rosters and registration
  161.  
  162.      Choosing  this option from the main menu presents  you  with 
  163. another   menu.   You   may  choose  to  print  out  a   complete 
  164. registration.  It  will list each registrant,  beginning  with  a 
  165. registration  number  that  is  also listed  in  all  his  roster 
  166. listings  for  complete cross refrencing.  The registration  list 
  167. will  include complete address for each registration as  well  as 
  168. age and a list of all workshops in which he has registered or has 
  169. been listed as an alternate.
  170.      If you ask to examine or print rosters,  you will then see a 
  171. screen  much  like  the one you used to choose  the  workshop  to 
  172. create  and edit.  Enter the number of the workshop for which you 
  173. wish to see a roster.  As before, choosing <0> will return you to 
  174. the menu--in this case, the roster and registration menu.
  175.      Next you will be asked if you wish to view the roster on the 
  176. screen or on the printer.  If you choose the screen,  the program 
  177. will list all of those who are successfully registered first, and 
  178. then those that are alternates. The number to the far left is the 
  179. registrant's registration number, and the number just to the left 
  180. of  his name is the order in which he registered in the workshop. 
  181. His name and telephone number are included in the roster listing. 
  182. Alternates are denoted with "**Alt" on the left.
  183.      If  you choose to print the roster on the  printer,  regular 
  184. registrants will once again be listed before alternates.  The far 
  185. left  number is the registration number of that  registrant  (for 
  186. cross reference to the main registration list).
  187.  
  188.                            Application
  189.  
  190.      Your  use of this program should draw on your experience  in 
  191. running a workshop schedule. It is suggested that you allow about 
  192. the  same number of alternate choices as registrations,  if not a 
  193. little more (i.e.,  eligible to register in 4 workshops and as an 
  194. alternate 5 times). 
  195.      It is also suggested that you try this program out on a dry-
  196. run  basis to become familiar with it before using it for  a  big 
  197. registration  day.  Remember to start over with a disk with  only 
  198. SIGNUP.COM and COMMAND.COM on it.
  199.      If  you like and make use of this program,  you are asked to 
  200. send $25.00 to:
  201. James Edmunds
  202. PO Box 2185
  203. New Iberia, LA  70561
  204.      You  are free to copy and distribute this program to  others 
  205. so long as:
  206.      1. It is distributed with this documentation.
  207.      2.  Neither the program nor the documentation are altered in 
  208. any form.
  209. UNDER  NO CIRCUMSTANCES DOES THE PROGRAMMER ASSUME  OR  UNDERTAKE 
  210. ANY  LIABILITY FOR THIS PROGRAM OR ANY SITUATION ARISING FROM ITS 
  211. USE.
  212.      This  program was written in Turbo Pascal.  Source code  for 
  213. this  program  is available through limited channels and  may  be 
  214. studied but not altered, recompiled or distributed under the name 
  215. SIGNUP by anyone but its author.
  216.  
  217.